Verarbeitungstätigkeit
Diese Datenschutzhinweise beziehen sich auf die Teilnahme an Videokonferenzen und an Schulungen per MS-Teams, Webinaren sowie auf das Desk-Sharing.
Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Ihre Daten werden verarbeitet, um Ihre Teilnahme an einer Videokonferenz, MS-Teams-Schulung, Webinar oder einem Desk-Sharing (Darstellung von Bildschirminhalten von unserem PC) zu ermöglichen.
Die Verarbeitung Ihrer Daten beruht auf einer der folgenden Rechtsgrundlagen:
- Bei kostenpflichtigen/kostenfreien Veranstaltungen des Verantwortlichen: Art. 6 Abs.1 S.1 lit. b) DSGVO.
- Bei der allgemeinen Kommunikation per Videokonferenz: Berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, die im Rahmen der Videokonferenz angegebenen Daten zu erheben und weiterzugeben, da die Durchführung von Videokonferenzen sonst nicht möglich wäre.
- Bei einer Aufzeichnung der Videokonferenz / MS-Teams-Schulung, Webinar oder Desk-Sharing: Nur nach Erteilung einer Einwilligung der betroffenen Person vor oder zu Beginn der Veranstaltung, Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) DSGVO.
Folgende personenbezogene Daten werden verarbeitet:
- Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort, Profilbild (optional).
- Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen.
- Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.
- Text-, Audio- und Videodaten: Ggf. besteht die Möglichkeit, in einer Videokonferenz, Schulung oder einem Webinar die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Texteingaben werden verarbeitet, um diese anzuzeigen und eventuell zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer der Veranstaltung die Daten vom Mikrofon des Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen. Um an einem Online-Veranstaltung teilzunehmen, müssen Sie in der Regel zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen, um den virtuellen Veranstaltungsraum zu betreten.
Vor Eintritt in die Konferenz sind Funktionen von Kamera und Mikrofon sowie das Teilen des Bildschirms standardmäßig deaktiviert und müssen erst von der teilnehmenden Person aktiviert werden.
Ihre personenbezogenen Daten werden an folgende Empfänger übermittelt:
- Die Namen aller Teilnehmer werden softwareseitig an alle anderen Teilnehmer übermittelt. Ggf. bietet die Software die gesonderte Möglichkeit, Teilnehmerdaten einzugeben. Falls die betroffene Person ihre Kamera und das Mikrofon aktiviert hat, erfolgt eine Datenübermittlung an alle anderen Teilnehmer.
- Eine Übermittlung Ihrer Daten an Dritte findet nur statt, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
- Dienstleister des Kommunikationsdienstes und deren Subdienstleister.
- Mit der Durchführung der Videokonferenzen, Schulungen, Webinare oder Desk-Sharing betraute Abteilungen oder Auftragsverarbeiter und deren Subunternehmer.
Unsere Dienstleister für die technische Unterstützung der Anwendung können auf die Daten zugreifen.
Je nach eingesetztem Dienstleister können personenbezogene Daten an einen Subunternehmer des Auftragsverarbeiters mit Sitz in einem Drittland übermittelt werden.
Die Übermittlung wird, sofern erforderlich, z.B. auf Standardvertragsklauseln (SCC) als geeignete Garantien gestützt.
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer der Erfüllung der oben genannten Zwecke. Die Datenverarbeitung ist während der Dauer der Durchführung der Videokonferenz, Schulung, des Webinars oder Desk-Sharing erforderlich. Nach Zweckerfüllung werden die oben angegebenen Daten gelöscht. Gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungsfristen können die Löschung bzw. Sperrung der Daten hemmen. Die Verjährungsfristen können wegen §§ 195 ff. Bürgerliches Gesetzbuch bis zu dreißig Jahre betragen; die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Daneben sind die steuerrechtlichen, handelsrechtlichen, abgaberechtlichen und sonstigen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten zu beachten. Die dort vorgesehenen Fristen zur Aufbewahrung/Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre zuzüglich der Festsetzungsverjährung von weiteren vier Jahren. Um nicht gegen gesetzliche Regelungen zu verstoßen oder die Möglichkeit zu verlieren, einen Anspruch durchzusetzen oder uns gegen einen solchen zu verteidigen, behalten wir uns vor, die Daten erst nach Ablauf der letzten Frist zu löschen, die die Datenspeicherung legitimiert.
Im Falle der Einwilligung erfolgt mit Widerruf der Einwilligung die Datenlöschung oder die Anonymisierung der Daten.
Nach der EU-Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, sind Sie berechtigt, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).
Falls unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).
Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen ggf. ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).
Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind.
Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an unseren Datenschutzbeauftragten.
Bei datenschutzrechtlichen Beschwerden können Sie sich an die in dieser Datenschutzerklärung genannte Aufsichtsbehörde wenden.
Wenn Sie die erforderlichen Daten für die Teilnahme nicht angeben, können Sie an den Videokonferenzen und Schulungen, Webinaren oder Desk-Sharing nicht teilnehmen. Video- und Audioaufnahmen sind grundsätzlich nur vom Leiter der Veranstaltung erforderlich.
Wenn Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.